Balas Pesan Otomatis Dengan Chatbot WhatsApp, Simak Ulasan Dan Cara Pemakaiannya

Bagi pelaku bisnis di era modern seperti ini, tentunya tidak akan lepas dari interaksi jarak jauh atau perpesanan dengan aplikasi seperti WhatsApp atau Facebook Messenger. Untuk mengatasi permasalahan respon yang lambat, banyak pelaku bisnis yang mengandalkan Chatbot WhatsApp untuk melayani pelanggan selama 24 jam.

Lantas, apa itu Chatbot WhatsApp? Bagi sebagian orang yang belum sering melakukan interaksi bisnis dengan salah satu fitur yang dimiliki WhatsApp ini, mungkin akan sangat asing. Benar, jika anda sering menerima balasan berupa permintaan untuk menunggu atau sejenisnya, itu bukanlah penjualnya langsung, melainkan fitur yang terdapat dalam WhatsApp Business

Dengan memanfaatkan layanan fitur tersebut, anda dapat melakukan pelayanan selama 24 jam non-stop. Sementara itu, pelanggan yang ingin berbisnis dengan anda juga tidak perlu khawatir salah nomor atau takut menghubungi orang yang salah. Selain memberikan pelayanan yang lebih baik, anda dapat melakukan promosi produk tanpa harus repot mengetik panjang.

Fitur aplikasi Chatbot Whatsapp adalah salah satu teknologi pendukung bagi pelayanan bisnis dengan kecanggihan AI (Artificial Intelligence) atau kecerdasan buatan. Tidak hanya membalas pesan masuk dengan otomatis, ia juga dapat anda gunakan untuk menjawab pertanyaan ketika anda sedang tidak melayani pelanggan seperti sedang olahraga atau berkendara.

Cara Menggunakan Dan Manfaat Chatbot Whatsapp

Penggunaan Chatbot WhatsApp memang memberi banyak manfaat seperti yang sudah dijelaskan di awal. Namun, nyatanya anda tidak bisa dengan mudah menggunakan fitur aplikasi tersebut. Ada beberapa hal yang harus anda perhatikan sebelum bisa menikmati layanannya. Nah, apa saja yang perlu diperhatikan? Langsung saja simak empat langkah utama pada ulasan berikut ini.

Terdaftar

Langkah yang pertama kali harus anda lakukan sebelum mengakses Chatbot WhatsApp dan menggunakan layanannya adalah mendaftar pada akun WhatsApp API. Berbeda dengan WhatsApp biasa yang anda miliki, anda harus melakukan pengunduhan aplikasi khusus WhatsApp Business yang ada di Play Store atau penyedia aplikasi resmi yang ada di ponsel anda miliki.

Dengan mengunduh aplikasi WhatsApp Business tersebut, anda bisa membuka dan mengakses sesuai petunjuk yang ada di dalamnya. Lengkapi profil bisnis yang anda kelola, seperti jenis usaha yang anda kembangkan, nama perusahaan, melampirkan sampel produk dan sebagainya. Dan yang terpenting adalah identitas anda sebagai pemilik perusahaan tersebut. Setelah itu, langkah selanjutnya adalah mendaftarkannya pada layanan Chatbot WhatsApp API

Desain Alur Percakapan

Menentukan balasan otomatis yang ingin anda sampaikan pada pelanggan merupakan faktor terpenting. Anda akan menemui dua tipe klien, yakni klien yang memahami bahwa ia sedang dilayani oleh fitur Chatbot WhatsApp, dan ada juga yang tidak memahaminya. Jika anda berhadapan dengan orang yang sudah paham, tentunya akan mudah menentukan langkah selanjutnya. Namun, jika ada pelanggan yang belum paham, anda bisa membuat desain percakapan dengan memberi opsi untuk mereka pilih.

Seperti yang sering anda lakukan ketika meminta layanan customer service, dengan membalas menggunakan angka 1,2,3 untuk mendapatkan layanan apa yang mereka inginkan. Dengan begitu, pelayanan akan semakin mudah dan terarah. Para peminat produk atau jasa yang anda tawarkan tidak perlu menunggu lama atas responsibilitas anda yang mungkin lambat

Submit

Keempat, pastikan anda sudah mendesain Chatbot WhatsApp tersebut sesuai dan baik untuk pelanggan. Jangan sampai desain tersebut membuat pelanggan merasa tidak nyaman atau terganggu dengan bahasa yang kurang baik. Ada baiknya untuk melakukan konsultasi bisnis dalam hal ini. Sebab, nama yang buruk di mata masyarakat akan mempengaruhi pendapatan dalam skala yang besar.

Setelah anda selesai memastikan Chatbot WhatsApp semuanya benar, segera lakukan submitting atau upload dan siap untuk digunakan. Ini adalah langkah terakhir sebelum tindakan uji coba, yang artinya anda tidak boleh meninggalkannya begitu saja setelah melakukan submitting. Anda harus menguji terlebih dahulu Chatbot WhatsApp tersebut pada pengguna lain.

Uji Coba

Langkah terakhir, sebagaimana yang sudah dijelaskan sebelumnya, anda tinggal melakukan uji coba pada desain penjawab otomatis Chatbot WhatsApp yang telah anda buat. Untuk apa tujuan pengujian ini? Antara lain adalah untuk memastikan kenyamanan pelanggan lebih nyata. Tentunya, anda harus mengambil responden dari orang lain seperti tetangga atau teman dekat anda. Mintalah kritik dan saran atas layanan otomatis tersebut.

Nah, itulah lima langkah untuk membuat Chatbot WhatsApp yang baik dan benar. Demi kenyamanan pelanggan, tentunya anda tidak ingin kehilangan banyak dari mereka gara-gara komunikasi yang buruk, bukan? Namun, ada beberapa kendala saat menggunakan Chatbot WhatsApp yang nantinya bisa anda antisipasi. Berikut beberapa di antaranya.

Beberapa Kendala Saat Menggunakan WhatsApp Bot

Kendala pertama yang sering terjadi pada pengguna Chatbot Whatsapp adalah kesalahpahaman antara pembeli dan penjual. Misal, anda memiliki usaha toko buku dengan layanan WhatsApp Business yang kurang lengkap, seperti tidak jelasnya alamat, tidak ada katalog produk, atau tidak ada akses lain yang bisa dihubungi. Lantas, Chatbot WhatsApp hanya meminta pelanggan untuk menunggu. Secara otomatis, pelanggan tersebut akan memilih layanan lain yang lebih nyaman.

Kedua, dengan memanfaatkan Chatbot WhatsApp, ternyata sebagian orang yang masih belum memahami cara kerjanya mengeluh atas respon yang kurang baik. Balasan otomatis yang tidak disertai keterangan lebih jelas tentunya akan membuat para pelanggan semakin bingung.

Kendala terakhir yang sering terjadi adalah ketika seorang kerabat atau teman yang mendapatkan balasan otomatis. Jika pengguna Chatbot WhatsApp tidak membedakan akun khusus bisnis dengan akun pribadi, tentunya sanak keluarga akan merasa tidak nyaman dengan balasan otomatis seperti itu.

Kesimpulan dan Saran

Nah, demikian ulasan mengenai Chatbot Whatsapp yang banyak digunakan oleh para pelaku bisnis yang ada di dunia. Di Indonesia sendiri sudah banyak perusahaan yang menggunakan nomor khusus yang melayani para pelanggannya atau klien dari jasa-jasa dengan balasan otomatis. Fitur ini sudah seperti profil perusahaan yang ada di Google Maps atau website pribadi. Anda tidak perlu repot-repot membeli dan memelihara website jika sudah memiliki Chatbot WhatsApp yang aktif.

Qontak

Di bagian penutup, ada satu layanan rekomendasi bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan fitur respon cepat baik dengan Chatbot WhatsApp maupun Instagram API. Bahkan, jika anda memiliki layanan yang terhubung dengan WhatsApp API, anda juga bisa memanfaatkan layanan dari Qontak.com ini. Benar, Mekari Qontak merupakan pihak ketiga yang membantu anda melayani pelanggan demi meningkatkan kenyamanan dan kualitas pelayanan di perusahaan anda.

Penggunaannya cukup mudah, biaya yang ditawarkan tidak terlalu mahal, serta anda bisa memulai layanan pertama secara gratis. Cukup dengan menghubungi Qontak.com. Anda bisa membuat Chatbot WhatsApp dengan mudah. Banyak perusahaan besar yang telah memanfaatkan layanan Mekari Qontak, seperti BNI, Telkom, Jasa Marga, dan banyak lainnya. Semoga bermanfaat.