6 Keuntungan Performance Management System untuk Penilaian Karyawan

Performa sebuah perusahaan dipengaruhi dengan performa tiap-tiap karyawan yang bergabung di dalamnya. Penting bagi perusahaan untuk menjaga performa karyawan agar tetap stabil di segala kondisi. Namun, dengan menggunakan performance management system, perusahaan dapat lebih optimal dalam mengelola performa kerja karyawan.

Pengertian Performance Management System

Karakteristik karyawan tidak selalu sama. Diperlukan pendekatan khusus untuk mengelola karyawan dengan efektif. Pengelolaan karyawan yang sistematis dapat mendukung perkembangan perusahaan. Untuk itulah dibutuhkan performance management system.

Secara sederhana, Performance Management System adalah sebuah pendekatan sistematis dengan menggunakan perangkat lunak untuk mengelola kinerja karyawan tetap berada pada perencanaan dan tujuan. Penggunakan performance management system dinilai lebih efektif dibandingkan performance management manual karena berbasis teknologi. Semua informasi dan data karyawan disimpan dan dikelola dalam satu database terpusat.

Keuntungan Performance Management System

Tujuan utama dari performance management adalah mengelola kinerja karyawan seoptimal mungkin agar selaras dengan tujuan perusahaan. Namun, pengelolaan karyawan tidak boleh mengabaikan hak karyawan itu sendiri. Apa saja keuntungan implementasi performance management system?

  • Identifikasi keterampilan dan skill karyawan dalam tiap divisi;
  • Menemukan, mengatasi, dan meminimalisir hambatan dalam pengelolaan karyawan;
  • Membangun komunikasi antara jajaran karyawan dan manajerial sehingga kinerja yang transparan bisa terwujud;
  • Mengatur dan menetapkan regulasi administratif seperti pengupahan, tunjangan, dan bonus kinerja;
  • Mengembangkan kemampuan diri karyawan berdasarkan program pelatihan dan pengembangan;
  • Menstandarisasi penilaian kinerja karyawan;
  • Membuat karyawan lebih terlibat dan bahagia dengan pekerjaannya;
  • Membentuk strategi jenjang karir dalam perusahaan.

 Mengapa Perusahaan Membutuhkan Performance Management System?

Mustahil untuk mengetahui perkembangan perusahaan dari awal periode hingga titik tertentu tanpa alat ukur yang jelas. Semua kinerja dan output dari karyawan akan diukur berdasarkan parameter yang telah ditetapkan. Parameter tersebut disusun sedemikian rupa untuk menuju tujuan perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan di atas, evaluasi adalah bagian dari performance management. Pada dasarnya, performance management sendiri terdiri dari berbagai fungsi HRD memantau kinerja karyawan, membina komunikasi, menyusun pelatihan dan pengembangan, goal setting, apresiasi kinerja, dan sebagainya.

Performance management system membantu HRD dalam  menetapkan ekspektasi kinerja yang jelas terhadap karyawan. Setelah performa karyawan dievaluasi, biasanya HRD dan manajerial akan memberikan feedback untuk karyawan guna memperbaiki kinerja serta merancang pengembangan dan pelatihan karyawan agar keterampilan karyawan meningkat. Dengan begitu karyawan mudah memahami apa yang diharapkan perusahaan dari pekerjaan mereka.

Manajer akan ikut membantu HRD dalam mengkomunikasikan bagaimana cara karyawan untuk meningkatkan performa dengan solusi-solusi tertentu. Hal ini secara tidak langsung akan memperkuat relasi karyawan dengan perusahaan. Sebab, karyawan akan merasa diperhatikan dan dianggap sebagai bagian terpenting dalam perusahaan. Jadi, kehadiran performance management system dalam perusahaan sendiri cukup penting.

Keuntungan Performance Management System bagi Perusahaan dan Karyawan

Mengelola performa karyawan adalah tujuan utama dari performance management system. Keberadaan management system cukup menguntungkan perusahaan. Memang, implementasi berbagai produk teknologi disinyalir menjadi solusi atas kerumitan dalam proses mengelola performa karyawan. Agar lebih jelas, berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa aspek yang diuntungkan ketika perusahaan memilih menggunakan performance management system:

  1. Tujuan Strategis

Sistem yang dikelola kinerja adalah alat yang harus diselaraskan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan diikuti oleh tujuan departemen dan tujuan individu. Dengan kata lain, tujuan strategis organisasi harus dikaitkan dengan setiap aktivitas yang dilakukan oleh setiap departemen atau karyawan. Sayangnya manajemen performa manual tidak mampu mendukung HRD untuk selalu memantau kinerja karyawan dalam menuju tujuan yang ditetapkan. Namun, dengan performance management system, HRD (Human Resource Department) dapat memantau kinerja karyawan terhadap tujuan perusahaan melalui fitur Goals and KPIs.

  1. Administratif dan Keputusan

Sistem manajemen kinerja juga mengatur faktor penentu promosi, penurunan pangkat, kenaikan gaji, mutasi, dan pemberhentian karyawan. Sistem memudahkan untuk identifikasi  karyawan yang memiliki performa baik dan kurang dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan sistem memudahkan peran administratif dan mendukung keputusan manajemen dan HRD untuk jenjang karir karyawan.

  1. Komunikasi

Komunikasi adalah kunci utama dalam harmonisasi lingkungan kerja. Melalui penerapan sistem, akan tercipta transparansi antar pihak yang berwenang dalam perusahaan mengenai performa karyawan. Kemudian pada akhirnya transparansi akan membentuk kepercayaan dan pola komunikasi bisnis yang efektif. Selain itu, metode yang terstruktur dengan sistem menyajikan sebuah data dan informasi kepada karyawan terkait mengenai apa saja yang perlu diperbaiki melalui feedback dari manajer, rekan kerja, dan karyawan itu sendiri.

  1. Pembangunan Pelatihan dan Pengembangan

Selain feedback atau masukan, pelatihan dan pengembangan karyawan adalah cara untuk meningkatkan kualitas performa karyawan. HRD bersama manajerial dapat menyusun program pelatihan dan pembengembangan karyawan yang solutif dan aplikatif berdasarkan data dan informasi performa karyawan saat ini. Dengan begitu, program pelatihan dan pengembangan karyawan menjadi tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan.

  1. Pemeliharaan Hubungan

Sistem manajemen kinerja adalah parameter untuk mengukur prestasi karyawan, departemen, dan perusahaan serta mengevaluasi kesenjangan kinerja melalui berbagai teknik. Pengelolaan performa yang optimal dapat menjaga kesehatan hubungan perusahaan dengan karyawan serta standar kinerja tiap-tiap departemen.

Karyawan yang selalu mendapatkan pelatihan dan pengembagan atas kinerjanya cenderung merasa lebih puas dan termotivasi dibandingkan karyawan yang tidak mendapatkan pelatihan sama sekali. Melalui feedback, karyawan mempunyai gambaran mengenai bagaimana cara untuk memperbaikinya demi jenjang karir di kemudian hari.

  1. Dokumentasi

Pendokumentasian segala informasi mengenai tinjauan manajemen performa, feedback, dan tujuan perusahaan wajib dipelihara secara berkala oleh setiap perusahaan. Data mengenai performa tersebut dapat menjadi landasan untuk memperkirakan kondisi perusahaan di masa yang akan datang dan menyusun antisipasi atas perkiraan tersebut.

Contohnya, perusahaan dapat melihat kondisinya saat ini bahwa tim HRD merasa kewalahan untuk mengelola jumlah karyawan yang meningkat saat perusahaan mulai mengembangkan bisnisnya. Untuk itulah pimpinan perusahaan mulai mempertimbangkan untuk merekrut staf HRD baru dan menggunakan performance management software untuk peningkatan efektivitas kerja HRD.

Tahapan Penerapan Performance Management System

Ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam penerapan performance management. Apa saja tahapan tersebut?

1. Tahap Plan

Tahapan yang pertama adalah plan atau perencanaan. Perusahaan akan menyusun rencana yang disesuaikan dengan standar, tujuan, dan sasaran strategis perusahaan. Penetapan rencana harus berdasarkan konsep SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-oriented. Direktur atau pemimpin perusahaan adalah pihak yang bertanggung jawab membuat perencanaan di tahapan ini sehingga dapat diturunkan ke jajaran di bawahnya.

2. Tahapan Do

Ketika rencana sudah dirancang, maka saatnya mengeksekusi rencana tersebut. Dalam eksekusi rencana dibutuhkan pengawasan yang menyeluruh. Tujuan utamanya adalah memastikan pelaksanaan tetap berada pada rencana. Sebab sering dijumpai bahwa implementasi di suatu project mengalami banyak pergeseran dari rencana awalnya.

3. Tahapan Check

Pada tahap ini HRD akan melakukan evaluasi atau penilaian terhadap hasil dari kinerja dan membandingkan dengan rencana yang sudah dibuat. Bisa dibilang, semua pekerjaan dan hasil kerja karyawan akan dibahas mendalam di tahap ini. Gunanya agar kesalahan atau kekeliruan di kinerja yang sedang berlangsung tidak akan terulang di periode mendatang.

4. Tahapan Action

Hasil analisis evaluasi kinerja sudah hasilkan. Tahapan yang paling akhir adalah mengambil langkah berdasarkan hasil tersebut. Jika target belum tercapai, maka perusahaan bisa menarik kesimpulan apakah ada masalah kinerja dan harus mengadakan pelatihan karyawan atau melakukan pendekatan khusus terhadap karyawan.

Itulah beberapa aspek yang diuntungkan dengan implementasi performance management system. Keseluruhan aspek tersebut dapat membentuk performa yang efektif, efisien, terampil, serta teamwork yang kokoh. Dengan performance management system pula HRD mampu memfokuskan kinerja kepada analisis dan pengambilan keputusan dengan tingkat urgensi tinggi.

Ingin tahu lebih banyak mengenai performance management system? Talenta adalah salah satu vendor terbaik yang menyediakan system terbaik untuk manajemen performa. Coba Gratis Talenta sekarang juga, yuk!